In Entstehung
4.2.1 Buchungsleitfaden
Eine einheitliche Verbuchung von Vorgängen ist für die ordnungsgemäße Verwaltung und Abrechnung im Verein von großer Bedeutung. Zur Unterstützung aller Kassiere im Verein soll deshalb dieser Leitfaden genutzt werden
Grundbegriffe und Buchungssystematik
Buchungstext: Der Buchungstext soll in knapper Form einer aussagekräftigen Benennung der Buchung dienen
Konto: Konten dienen dazu, Finanzdaten zu kategorisieren und zu speichern.
G.Konto: Gewinn- und Verlustkonto (GuV-Konto)
K.Stelle: Kostenstelle. Hier wird die Zahlung einer Abteilung zugeordnet
Soll und Haben: Ist genau andersrum wie auf dem eigenen Bankkonto. Soll ist wenn der Verein was kriegt, Haben ist wenn der Verein was zahlen muss
BelegNr.: Jeder Vorgang muss belegt sein. Um einen Vorgang einem Beleg zuordnen zu können dient die Belegnummer.
Grundsätzlich: Kein Konto- oder sonstiger Zahlungsvorgang der nicht gebucht wird und damit auch eine Belegummer hat.
Belegnummern
Um trotz der dezentralen Eingabe aller Buchungen im Verein eine ordnungsgemäße, einheitliche und nachvollziehbare Belegnummerierung zu gewährleisten, sollen die Belege nach folgender Systematik nummeriert werden:
Kalenderjahr zweistellig JJ - (zweistellige) Nummer der Abteilung - vierstellige laufende Nummer
Aktualität
Bitte die Buchungen möglichst immer aktuell halten.
Wichtige Funktionen in CVP
Konto anzeigen
Hier kann immer aktuell überprüft werden, ob richtig gebucht wurde. Wenn es sich um eine Bankkonto handelt, muss der Saldo dem Kontostand entsprechen
Auswertungen
Hier gibt es viele interessante Möglichkeiten, den Status der eigenen Buchungen und natürlich der eigenen Abteilung zu sehen.
Für Abteilungen sind vor allem die mit "Kostenstelle" benannten Funktionen interessant
- BWA Kostenstelle
- SuSa Kostenstelle
- GuV Kostenstelle
Verbuchung von Abteilungsumlagen
Buchung übers Transitkonto:
- Lastschrifteinzug aufgesplittet nach Umlagen als Soll-Mitgliedsbeiträge 3000 auf Konten der Abteilungen und den Verbleib HV auf 1200
- Überweisung vom HV-Bankkonto auf Abteilungskonten
- 1200 auf G.Konto 1100 als Haben (mit HV-Belegnummer)
- Abteilungskonto auf G.Konto 1100 als Soll (mit Abteilungsbelegnummer) durch Abteilungskassier
- Rest Transitkonto ist Verbleib HV: Konto 1200 - G.Konto 1100 als Soll (mit HV-Belegnummer aus 1.)
- Transitkonto ist am Ende immer 0!
Verbuchung von Spenden
Spenden sollten direkt auf die Abteilungskonten eingehen und können dann auch direkt durch die Abteilung gebucht werden.
Wenn für Abteilungen vorgesehene Spenden beim Hauptverein eingehen, müssen sie folgendermaßen verbucht werden:
Buchung übers Transitkonto:
- Spendeneingang als Soll-Spenden 3200 oder 3210 auf Konto 1200
- Überweisung vom HV-Bankkonto auf Abteilungskonto
- 1200 auf G.Konto 1100 als Haben (mit HV-Belegnummer)
- Abteilungskonto auf G.Konto 1100 als Soll (mit Abteilungsbelegnummer)
- Transitkonto ist am Ende immer 0!
Ausstellung von Spendenquittungen weiterhin nur bei Spenden ab 300 € oder auf speziellen Wunsch durch den Schatzmeister des HV (siehe www.tsv-isen.com/orga-mappe/4-regelungen/4-2-4-spendenabwicklung/)
Fragen zur Buchung?
Bei Unsicherheiten z.B. auch bezüglich der passenden Kontierung, bitte beim Schatzmeister nachfragen